湖北爱心社“传递正能量，开启你梦想”活动4-20会议纪要

小鱼儿er

湖北爱心社“传递正能量，开启你梦想”公益活动

第二次讨论会会议纪要

一、  会议时间

      2013年4月20日星期六 晚上20:00—21:45

二、  会议方式

      QQ讨论组讨论

三、 与会人员

     1) 理事会领导：社长葭颦，名誉理事长彭爱武（老鬼）；

     2) 秘书处：秘书长李伟，副秘书长黄长春、杨志武（小鱼儿），秘书处干事刘华；

     3) 组织部：组织部副部长杨小红（湖北大学保卫处主任）；武汉分社组织部干事陈桥有；高校志愿者组织部干事董畅（晨风）、英旻杰（Shawn Ying）、张妍等；

     4) 宣传网络部：宣传干事杨小婷等；

     5) 各地分社：荆门分社社长袁永林（相逢）；丹江口负责人黄鹤（若阳）；仙桃分社代理社长丁贤荣（闲云野鹤）；安陆分社社长郑家胜（记得那一年）；京山分社社长曹毕涛、副社长朱春阳（阳春）；武穴分社副社长吕翠兰；监利分社社长曾洪山（边江）；钟祥分社卡罗门（柴湖义工会会长），其他几个分社负责人因事缺席等。

四、会议讨论内容

       1. 各地分社学子资料汇总情况反馈；

      a) 除宜昌主要负责人因工作事务繁忙，丹江口负责人因病退出本次活动外，目前各地分社的资料已陆续上报，如荆门（上报5名）、武穴（上报8名待筛选）、安陆（已上报4名）、京山（已报5名），其中荆门分社资料的整理比较规范，在此提出表扬，希望其他分社此次或以后整理资料也参照该内容形式整理。

     b) 武穴、安陆、京山、仙桃、监利及钟祥（新增）的资料在继续整理中，请各分社  相关负责人参照荆门的上报资料格式，摸底清楚各学子的监护人联系方式，孩子们的学习和简单生活心理介绍，于4月26日前整理好，发送至秘书处小鱼儿处；

     c) 葭颦：为让更多的孩子能参与到本次活动中，而且均衡各地人数，地方分社上报学子数目不足5个的，这几天还是辛苦一下，继续去摸底联系一下，耐心地做好家长和学子们的工作（说明活动的深远意义），尤其是助学开展得比较好以及贫困生比较多的地区；

      2. 高校大学生志愿者落实情况

      a) 湖北大学领队杨小红：参加此次活动的大学生志愿者名单及联系方式已上报，主要由物电学院和政法学院的两个志愿者社团的14名大学生参加，并已要求志愿者对省博省艺的基本情况有所了解，能给孩子们讲解相关知识，小礼物制作将开讨论会落实；此次活动结束，湖北大学将能参加暑期支教活动并开始联系落实；

      b) 武汉商贸学院领队李怀松：因东湖会议故未能参加本次会议，其志愿者名单（至少得有备选带队人的联系方式）、礼物制作等细节问题需进一步落实；

      c) 武汉大学领队英杰：因校社团会议未能参加本次会议，志愿者由武大志愿者担当，武大游览路线图及讲解内容已提交，但名单（至少得有备选带队人的联系方式）和礼物等细节也有待进一步落实；

      d) 长江职业学院领队董畅：志愿者名单（至少得有备选带队人的联系方式）已经提交，礼物细节有待进一步落实；

      e) 武科大外语外事学院领队杨小婷：志愿者名单已提交；

     3. 宣传工作落实情况

      a) 宣传材料：活动期间爱心社标识--帽子及社徽、活动期间散发的传单、奖状两张由葭颦提供、活动条幅制作由秘书长李伟负责落实；

      b) 网络宣传：各地分社地方论坛已经做好了本次活动的前期造势，待具体路线及东湖的总活动贴编辑更新后，各地请更新本地论坛的活动贴；

     4.赞助及经费解决

      a) 住宿：葭颦：已经联系好武穴爱心人士方正基金创始人方正，将在武汉千升大酒店（光谷附近）免费提供各地分社志愿者及学子的住宿，并于4月30日晚招待晚餐；

      b) 车旅费：若无困难，各地分社带队志愿者往返武汉的费用自理，未拉到赞助的学子往返费用可由总社承担；其中仙桃分社已拉取赞助1200元专项活动资金，在此提出表扬；

      c) 餐费：总社将提供所有参加活动的人员4月30日中餐、5月1日早餐及午餐，为体现爱心公益性质和节省开支，志愿者们都同意统一食用盒饭，具体的提前联系将由秘书长李伟负责落实；

      d) 宣传材料费用：之前已由荆门分社负责人袁永林（相逢）认捐400元，若有增减费用，总社将多退少补；

      e) 其他费用：包车费用（武汉市内往返宾馆）预计在1500-2000元，此项费用由总社解决，联系由李怀松负责；地铁游武汉过程中约80人的团队进站将涉及到安全及秩序问题，活动之前武汉分社志愿者请提前与地铁站工作人员联系，地铁费用由总社承担；

      f) Ps：本次活动的志愿者们请尽量节省开支，以绿色出行的理念来贯彻此次活动。

     5. 活动路线确定及后勤人员安排

      a) 路线及时间：

      ① 4月30日中午12点，各地志愿者和学子直接乘车至荆楚网传媒大厦门口集合（附近车站：湖北日报、翠柳街公交站），午餐后举行简短开幕式—-集体步行（15分钟）至省博物馆参观，之后步行（10分钟）至省艺术馆参观，下午五点参观结束—-全体乘车（包车前往）前往下榻宾馆：千升大酒店，进行晚餐，之后大学生志愿者返校，各地分社志愿者和学子休息；

      ② 5月1日9点，学子和地方志愿者包车，大学生志愿者乘坐公交达到光谷广场集合（其中武汉大学留两到三名志愿者在武大西门接待9：20左右），全体乘坐地铁2号线，在广埠屯站下车，从武汉大学信息学院进入，武大志愿者开始讲解景点和武大历史，期间穿插游戏和摄影留念环节；

      ③ 5月1日11点半，午餐，之后举行简短结束仪式，评选最默契的一对“志愿者-学子”，葭颦发言宣布活动结束，各带队人员带领学子或者大学生返回。

       b) 后勤人手安排

      后勤包括：有关安全、联络、细节等等方面，后勤工作由大学生志愿者担当，每所高校除设定两名固定后勤工作人员外，要求大家在活动的时候都多留心，五一人流量较大，应注意交通安全，关注孩子们的活动，活动过程中负责买水、食品，拍照，组织小活动等等。

      6. 总结及会议结束：

       a) 主持人杨志武（小鱼儿）作会议总结，各社志愿者表态开始活动；

       b) 葭颦表示感谢大家的参会，强调下次不能与会必须说明客观原因，之后宣布会议结束。

      至此，本次活动组委会第二次讨论会圆满结束，对于所有人在百忙中抽出时间准时参会，总社表示衷心感谢，也对本次会议略微超时表现十分抱歉，我们一定更加妥善地安排会议形式，明确会议讨论内容，引导好讨论方向，提高会议效率，谢谢湖北爱心社所有志愿者们的支持。播撒爱心，我们一路同行！有您真好！

湖北爱心社秘书处

2013年4月22日

葭颦

志武辛苦了！

记得那一年

参加

仙桃爱心社

志武辛苦了！